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保险行业


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一、保险行业的应用

随着 WTO 的加入,保险行业的竞争将日益激烈,核保、核赔处理业务是否准确、快速成为保险公司核心竞争力的关键,与此同时还要预防相应的经营风险。保险公司每时每刻都要围绕着大量的信息进行业务处理:包括保单业务数据,还有我们必须面对的纸张文档信息,其中包括各种客户资料、申请单、保单等等。保险公司的业务基本都需要基于这些纸张的文档资料来进行处理。

大部分保险公司现有的业务系统只是一个记录系统,记录下业务处理的数据、文档状态、审批状态、保额、年期等等数据。而对于保险公司真正要保管和处理的业务资料,我们还是以手工的方式来进行传递和保管。这大大影响了整个系统的运作效率、客户响应速度,同时这些文档资料也无法实现充分的共享。

基于信息影像的保险业务系统在营业网点将业务资料扫描为电子影像,上传至业务处理中心乃至总公司处理。在业务处理的每个环节业务资料都是以数字化的影像方式来进行传递和审核,从而大大提高了系统的响应速度。每笔业务将从以前几天的处理时间可以大大地缩短到只需要十几到几十分钟。同时通过专门的工作流实现,使得我们可以非常容易地去配合实际业务需求来改变我们的业务处理流程,从而极大地提高了业务系统的灵活度和可扩展能力。从而实现了分散经营,集中处理,有效的降低了经营风险,同时减少了用户单证传递,加快了核保、核赔处理速度。大大提高了保险公司的竞争力。

 


二、数字化加工业务流程

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1、档案交接

甲乙双方共同到现场完成档案资料的逐卷或逐份清点装箱工作,清点完毕后由双方负责人在档案清单上签字后生效;清点交接工作必须认真仔细,逐笔核对,不允许出现任何差错。

乙方提取资料后立即移交数据给加工中心库房,并由乙方库房管理人员按照档案清单进行核对,签字后完成档案资料的入库,将档案资料分类上架、建立加工批次。

2、档案整理

按照加工批次的顺序从库房调卷,同时对所领批次做资料清点,核对无误后调卷出库,对所调档案进行整理。

整理工作如下:按甲方要求将扫描件及非扫描件区分,非扫描件中将需要著录条目的档案与不需要著录条目的档案区分(如:发文底稿可不扫;重份文件可不扫;部分历史报表可不扫,但需要进行条目著录等);尽量不去除装订物进行档案扫描,如果装订物影响扫描工作的可拆除装订物,拆除装订物时应注意保护档案不受损害;重新编写页号,登记档案待扫描文件页号、件号标注等信息,同时标注需要特殊处理的文件页号(为数字化加工工作在档案上标注的信息在加工完毕后必须清除,以恢复档案原貌),对破损影响扫描质量的档案在整理的过程中修复,不影响扫描质量的档案留待档案恢复工序处理。

3、档案修复

调取需要恢复的档案,并按照相关要求,将档案整理环节中未修复的由于年代久远导致破损的文件托裱修复,更换目录报表及卷皮根据甲方实际要求更换。档案恢复完毕后提交档案交接处入库。

4、档案扫描

获取待扫描档案,按照原件纸质、清晰度、色调选择使用不同速率的扫描仪(高速、低速、平板)和扫描方式(黑白、彩色、灰度)对原件加工扫描。以文字为主的黑白页面:采用200dpi黑白扫描,以单页TIFF-CCITT-Group4无损压缩格式存储;反差不大的灰度页面(以复印件为主):采用200dpi,8位灰度扫描,以单页TIFF-CCITT-Group4无损压缩格式存储;彩页(彩色照片、重要权证原件等):采用200dpi,24位彩色扫描,以单页TIFF-CCITT-Group4无损压缩格式存储。

完成原件扫描后将档案交给扫描质检一校,进入下一批次任务。扫描后的文件归档装盒入库。

5、扫描校对

校对的任务分成二部分,一是对扫描图像质量处理;二是核对文件有漏扫、错扫部分给补扫,对于错误的扫描文件顺序及文件命名给与纠正。二校重点在于确保每张图像质量完全符合要求。

校对的职责是对扫描工序完成的扫描批次批量或逐张处理(去污、去黑边、纠偏、局部处理等),确保影像信息与原档案内容完全一致,包括正文内容、页眉页脚、手写注释、印鉴、印章等。所有扫描留下的黑线、指印或阴影都必须清除干净。影像处理后页面以达到视觉上基本不感觉偏斜为准,且影像版芯居中。

对于扫描文件达不到质量要求或使用了过高的扫描精度,必须进行重扫,对于漏扫部分补扫,检查并调整扫描文件的顺序,确保每张扫描文件的质量完全符合要求,对质量达不到要求的文件做进一步技术处理,直至指定批次的文件全部符合质量要求。

6、录入挂接

获取扫描校对完毕后的档案,通过程序将扫描文件建立索引信息,对扫描文件进行按类按件处理,录入后的文件必须与案卷中的文件顺序一致,同一份文件内,按页码顺序排列,横排和竖排文字文件要符合从左至右、自上而下与自上而下、自右至左的阅读习惯;卷内文件材料应区分下列情况,依序排列在一起:即批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;原件在前,复制件在后;转发文件在前,被转发文件在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件结论、判决性文件材料在前,依据材料在后;其它文件材料按照"遵循文件的形成规律,保持文件之间有机联系"的原则进行排列。要求录入的准确率100%。录入完毕后对录入信息进行检查。

7、录入校对

录入校对为数据的一校,图像的二校,同时兼顾目录校对。目的对著录数据、扫描文件质量、录入的正确率做最后一次检查,要求必须对照档案逐一排查,确保以上三项指标的质量与正确性,对错误及质量不符合要求的文件或数据及时纠正,此道工序完成后各项综合性指标确保在99.8%以上。

目录校对:逐条校对确保每条数据与原文件的一致性,包括案卷的完整性、卷内文件的完整性及卷内文件与案卷关联的正确性。

图像校对:每张图的可读性、完整性及技术处理是否符合要求。

录入校对:每条数据所录入的文件的顺序的正确性、扫描文件的完整性、可读性逐一检查。

8、档案查询

档案扫描成电子档案后即可对其进行查询,输入一些基本查询条件,获取到与之对应的影像文件,如果该批档案已录入完成,可以查询出数据信息。

9、质量抽检

由乙方项目主管与工位组长共同协作构成质量监控,监控并抽检已经完成的工序质量。各组组长分别定期抽检本组完成任务的质量情况,并协助项目主管对最终加工结果组织抽检。甲乙双方项目管理人员主要对最终加工结果进行抽检。

分组抽检要求各组的抽检范围不少于本组完成任务总数的10%。

10、数据统计及报表打印

统计已经完成的成果信息,并生成数据统计报表。统计内容为不同的档案类别和全部类别档案的著录条目(案卷、卷内)、扫描页数、图像大小(MB)、图像色度信息等。

打印加工完毕并质检合格批次的档案卷目录、件目录等所需报表。

10、数据统计及报表打印

统计已经完成的成果信息,并生成数据统计报表。统计内容为不同的档案类别和全部类别档案的著录条目(案卷、卷内)、扫描页数、图像大小(MB)、图像色度信息等。

打印加工完毕并质检合格批次的档案卷目录、件目录等所需报表。

11、数据光盘制作

将所有待进行批量上载的数据进行硬盘备份;并且将录入完成的TIFF文件条目存储为XML格式,与该数据相关所有的报表按照档案的归档年度排序刻录成光盘,要求同份内容刻录两套并提供光盘浏览软件,实现该光盘内数据的浏览、查询及导出。

光盘表面用油性软笔醒目标注光盘编号、刻录日期、格式(TIFF或者PDF)。禁止在光盘上粘贴标签,或用可能划伤光盘反射层的硬笔在光盘表面进行书写。要求用4.5GB的DVD-R,刻录内容不应超过4.2GB。光盘介质上提供的影像文件、编目文件必须单独存放,不能打包成zip/rar或其他格式存放。同份档案的影像文件必须存放在同一张光盘上,不允许分拆。

光盘备份完毕后制作光盘备份清单,将光盘和光盘备份清单一并移交光盘备份检查处进行刻录质量检查。

12、光盘检查

检查已经刻录好的光盘可读性及数据格式命名等是否达到标准要求。

运行光盘可读性检查程序,检查已经刻录好的光盘在光驱上的可读性,确认已经刻录的光盘不存在文件读取问题;

通过程序检查目录生成目录列表,察看目录规则或文件命名是否符合预定规则,并与光盘说明对照内容是否完整。

13、档案归还及数据光盘提交

乙方将抽检通过的档案资料批次按要求装箱,按照原始档案清单进行核对,核对无误后签字确认,移交给甲方。将抽检通过的数据加工光盘、统计表、报表、光盘备份清单以及所有数字加工过程产生的处理单、数据备份光盘移交给甲方,并制作相应的移交清单经双方签字确认。

14、数字化验收

数字化后由甲方整体验收包括档案整理、目录录入的准确率、文件扫描质量、挂接的正确率、破损文件的托裱修复、移交数据的完整性、档案实体的完整性等内容。如验收不合格则由乙方无条件返工重做。



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